Umsatzsteuer im gemeinnützigen Verein: Was gilt?

Das Wichtigste in Kürze

Gemeinnützigkeit ersetzt nicht die Prüfung konkreter bezahlter Vereinsleistungen.
Für die Kleinunternehmerbefreiung zählen der gesetzliche Gesamtumsatz und beide Kalenderjahresgrenzen.
Befreiungen und Steuersätze hängen von der Leistung ab. Für die Vorsteuer zählt auch die Verwendung. Unterlagen schaffen die Grundlage für die Einordnung.

Wer die Vereinskasse verantwortet, führt Beiträge, Spenden, Veranstaltungseinnahmen und Ausgaben zusammen. Für eine brauchbare umsatzsteuerliche Übersicht sollten neben den Zahlungen auch die jeweiligen Vereinbarungen und Belege stehen. So lässt sich nachvollziehen, welche Leistung einer Zahlung gegenübersteht und wofür Anschaffungen verwendet werden. Diese Vorsortierung hilft, die Umsatzgrenzen vorzubereiten und offene Einordnungsfragen gezielt zu klären.

Welche Vereinsleistungen sind umsatzsteuerlich zu prüfen?

Auch ein gemeinnütziger Verein kann unternehmerisch tätig sein. Eine selbstständige, nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen genügt nach § 2 UStG. Gewinnabsicht ist nicht erforderlich. Das gilt auch für Leistungen ausschließlich an Mitglieder. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Vereins.

Ausgangspunkt für die hier betrachteten inländischen Leistungen ist nach § 1 UStG eine konkrete Lieferung oder Dienstleistung, die der Verein als Unternehmer gegen Bezahlung im Rahmen seines Unternehmens erbringt. Nicht jede Einnahme erfüllt diesen Tatbestand. Eine erfasste Leistung führt zudem nicht schon für sich zu einer Steuerzahlung. Befreiungen und Steuersätze sind gesonderte Fragen.

Legen Sie für die Vorsortierung eine kurze Arbeitsliste an:

Beiträge und Spenden
Zuschüsse
Werbung und Sponsoring
Verkäufe
Eintrittsgelder

Erfassen Sie zu jeder Position die erhaltene Zahlung, eine gegebenenfalls zugesagte Leistung und den zugehörigen Vertrag oder Beleg. Fragen Sie konkret: Was erhält der Zahlende dafür? Die Bezeichnung der Zahlung entscheidet nicht über ihre umsatzsteuerliche Einordnung.

Welche Befreiungen und Steuersätze kommen infrage?

Eine Steuerbefreiung betrifft die konkrete Leistung. Ein Beispiel sind wissenschaftliche oder belehrende Vorträge, Kurse und Veranstaltungen der in § 4 Nr. 22 UStG genannten Veranstalter. Dazu gehören Einrichtungen mit gemeinnützigen Zwecken. Die Befreiung setzt voraus, dass die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden. Andere Leistungen werden dadurch nicht pauschal mitbefreit.

Für steuerpflichtige Umsätze beträgt der Steuersatz nach § 12 UStG grundsätzlich 19 Prozent. Für 7 Prozent muss ein gesetzlicher Ermäßigungstatbestand erfüllt sein. Auch die vereinsbezogene Ermäßigung ist an Voraussetzungen gebunden. Gemeinnützigkeit oder die Bezeichnung als Zweckbetrieb reichen dafür nicht aus.

Halten Sie deshalb bei jeder entgeltlichen Leistung fest, welche Tätigkeit tatsächlich vereinbart ist. Das schafft die Grundlage, um eine passende Befreiung oder Ermäßigung zu prüfen, statt allen Einnahmen einer Veranstaltung dasselbe Ergebnis zuzuweisen.

Wann gilt die Kleinunternehmerregelung für den Verein?

Für einen im Inland ansässigen Verein setzt die Kleinunternehmerbefreiung nach § 19 UStG bei den hier betrachteten laufenden inländischen Umsätzen die Einhaltung beider Grenzen voraus. Ein wirksamer Verzicht auf die Befreiung ist zu berücksichtigen.

Kalenderjahr	Maßgeblicher Wert	Grenze
Vorjahr	Gesetzlicher Gesamtumsatz des Vorjahres	Höchstens 25.000 Euro
Laufendes Kalenderjahr	Gesetzlicher Gesamtumsatz des laufenden Jahres	Höchstens 100.000 Euro

Die Tätigkeit des Vereins wird insgesamt betrachtet. Einzelne Abteilungen oder Veranstaltungen erhalten keine eigenen Grenzen.

Gesamtumsatz ist nicht die gesamte Vereinskasse. Ausgangspunkt sind die erhaltenen Entgelte aus den erfassten steuerbaren Leistungen. Davon werden gesetzlich bestimmte steuerfreie Umsätze abgezogen. Nicht jeder steuerfreie Umsatz ist abzuziehen, teilweise gelten zusätzliche Voraussetzungen. Umsätze mit Gegenständen des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz.

Bereiten Sie den Vorjahreswert anhand der einzelnen Umsatzpositionen auf und führen Sie die Übersicht für das laufende Jahr fort. Markieren Sie unklare Positionen und mögliche Abzüge gesondert, statt sämtliche Kontoeingänge zu addieren. So bleiben die beiden Jahreswerte und offene Fragen nachvollziehbar.

Was bedeutet die Einordnung für Vorsteuer und Verzicht?

Vorsteuer ist die unter gesetzlichen Voraussetzungen abziehbare Umsatzsteuer auf Leistungen, die der Verein für sein Unternehmen bezieht. Beim Rechnungseinkauf verlangt § 15 UStG insbesondere eine gesetzlich geschuldete Steuer, die Leistung eines anderen Unternehmers für das Unternehmen und eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Rechnung.

Entscheidend ist auch die Verwendung der bezogenen Leistung. Steuerfreie Ausgangsumsätze schließen den Vorsteuerabzug grundsätzlich aus, wobei gesetzlich begrenzte Ausnahmen bestehen. Die Umsatzsteuer auf Vereinsausgaben ist daher nicht automatisch vollständig abziehbar.

Ordnen Sie einer Eingangsrechnung zu, für welche Vereinsleistungen die Anschaffung tatsächlich verwendet wird. Bei mehreren Verwendungen halten Sie diese getrennt fest. Damit stehen Rechnung und tatsächliche Nutzung für die Beurteilung gemeinsam zur Verfügung.

Auf die Kleinunternehmerbefreiung kann der Verein verzichten. Diese Entscheidung bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Betrachten Sie vor einer Entscheidung die konkreten Umsätze, Kosten und die Verwendung geplanter Anschaffungen zusammen. Der Verzicht ist kein Versprechen, dass sämtliche Einkaufsumsatzsteuer abziehbar wird.

Welche Unterlagen und nächsten Schritte sind sinnvoll?

Unternehmerische Umsätze müssen nach § 22 UStG so aufgezeichnet werden, dass steuerpflichtige Umsätze nach Steuersätzen und steuerfreie Umsätze nachvollziehbar getrennt werden können.

Für die Vorbereitung hilft folgende Arbeitsliste:

Einnahmenpositionen und erhaltene Zahlungen zusammenstellen
Verträge, Belege und zugesagte Gegenleistungen zuordnen
Vorjahresgesamtumsatz und laufenden Gesamtumsatz aufbereiten
Steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze sowie unterschiedliche Steuersätze nachvollziehbar trennen
Eingangsrechnungen und tatsächliche Verwendung der Anschaffungen zusammenführen
Verbleibende Erklärungspflichten klären

Voranmeldungen und Jahreserklärung gehören nach § 18 UStG grundsätzlich zum Besteuerungsverfahren. Für die hier betrachteten Kleinunternehmer entfallen grundsätzlich Voranmeldungen und Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Besondere Erklärungsfälle bleiben bestehen.

Bleiben Gegenleistungen, gemischte Aktivitäten, einzelne Umsatzpositionen oder Vorsteuerfolgen unklar, lassen Sie diese anhand der zusammengestellten Unterlagen durch eine steuerliche Beratung für Vereine individuell einordnen. Die Unterlagen zeigen dabei, welche Vereinbarungen, Zahlungen und Verwendungen für die konkrete Frage zusammengehören.

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Häufige Fragen zur Umsatzsteuer im gemeinnützigen Verein

Zählen Mitgliedsbeiträge und Spenden zur Kleinunternehmergrenze?

Die Bezeichnung entscheidet nicht. Prüfen Sie zunächst, welche Leistung einer Zahlung gegebenenfalls gegenübersteht. Für den Gesamtumsatz sind anschließend die gesetzlichen Abzüge zu berücksichtigen. Ordnen Sie deshalb den einzelnen Zahlungen die zugehörigen Vereinbarungen und Belege zu.

Gelten die Umsatzgrenzen für jede Vereinsabteilung einzeln?

Nein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht eine eigene Grenze je Abteilung. Führen Sie für die Prüfung die relevanten Umsätze aus den Abteilungskassen zusammen, ohne sie mit sämtlichen Kontoeinnahmen gleichzusetzen.

Muss ein Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Für die hier betrachteten Kleinunternehmer entfallen grundsätzlich Voranmeldungen und Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Besondere Erklärungsfälle bleiben bestehen, etwa bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb. Liegt ein solcher Sonderfall vor, lassen Sie den verbleibenden Erklärungsbedarf individuell klären.

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